How can we help?

Wir haben doctorly von Grund auf neu gestaltet – klarer, schneller und noch besser auf den Praxisalltag abgestimmt. In diesem Artikel zeigen wir euch vorab, was sich ändert, damit ihr und euer Team bestens vorbereitet seid, wenn das Update kommt. https://www.loom.com/share/7187d143cddc4f6dbf49cbd84fc0abf4 💡 Tipp: Das begleitende Video gibt euch einen vollständigen Rundgang durch die neue Oberfläche – ideal zum gemeinsamen Anschauen im Team. Neue Navigation – alles an einem Ort Die überarbeitete Navigationsleiste sitzt fest auf der linken Seite und gibt euch direkten Zugriff auf alle zentralen Bereiche. Die Oberfläche ist so gestaltet, dass sie sowohl auf Desktop als auch auf Tablet und Smartphone komfortabel bedient werden kann. Verbesserte Aufgabenliste Die Aufgabenliste auf der Startseite wurde deutlich aufgewertet. Ihr könnt jetzt nach Nutzer, Status (offen, abgeschlossen, überfällig) und Zeitraum filtern – so behält das gesamte Praxisteam den Überblick, auch in stressigen Sprechstunden. Schnellere Patientensuche Patienten findet ihr über die Navigationsleiste oder einfach per Strg+F (Windows) bzw. Cmd+F (Mac). Die Patientenakte öffnet sich im Vollbildmodus – übersichtlich, ohne Ablenkung. Öffnet ihr einen Patienten aus der Warteliste oder Terminliste, bleibt die Liste dabei sichtbar, sodass ihr nahtlos zwischen Patienten wechseln könnt. Flexibleres Arbeiten in der Patientenakte Innerhalb der Akte könnt ihr Eintragungen nach Typ (z. B. Befunde, Verordnungen, Notizen) und Datum filtern, Filter kombinieren und per Freitextsuche gezielt nach Inhalten suchen. Das spart Zeit – besonders bei umfangreichen Akten. Eintragungen und Aufgaben im Fluss Neue Eintragungen wie Rezepte lassen sich direkt neben der Akte erfassen, ohne den Kontext zu verlieren. Ist der Eintrag erstellt kehr ihr automatisch zur offnen Liste zurück, hakt die erledigte Aufgabe ab und seid sofort beim nächsten Patienten. doctorly Connect, SMC-B-Card und Einstellungen In der linken Navigationsleiste befinden sich auch die Funktionen zum Aktivieren von doctorly Connect sowie zum Aktivieren der SMC‑B‑Card. Ganz unten links kann auf den Bereich „Einstellungen“ zugegriffen werden, um Konfigurationen der Praxis vorzunehmen. Hilfe und Chat nutzen 🙋 Die Hilfeseiten sowie der integrierte Chat sind ebenfalls unten links in der Oberfläche erreichbar. Über diesen Bereich können direkt Fragen gestellt oder Artikel aufgerufen werden, die unter anderem Zusammenfassungen zu neuen Updates und Funktionen enthalten. So bereitet ihr euch vor Das Update wird automatisch eingespielt – ihr müsst nichts installieren oder vorbereiten. Wir werden euch in den kommenden Tagen nochmal erinnern und ggf. weitere Informationen zur Verfügung stellen. Trotzdem empfehlen wir: - Video gemeinsam im Team anschauen, idealerweise vor dem Update-Termin - Kurz besprechen, welche Abläufe sich ändern - Fragen vorab klären – der Chat in doctorly ist direkt unten rechts erreichbar Noch Fragen? Schreibt uns einfach über den integrierten Chat in doctorly. Wir freuen uns auf euer Feedback und Fragen zum neuen Design – und sind gespannt, was ihr dazu sagt. 🎉

Erste Schritte & Einrichtung

doctorly Connect einrichten

Was ist doctorly Connect? doctorly Connect ist eine kleine Software, die lokal auf deinem Computer installiert wird. Sie ermöglicht doctorly (im Browser) den Zugriff auf das Dateisystem deines Arbeitsplatzes und stellt so die Verbindung zwischen doctorly und bestimmten lokalen Geräten und Systemen her. Wofür brauchst du doctorly Connect? doctorly Connect wird benötigt für: - Mobile Kartenlesegeräte – zum Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) über mobile Lesegeräte - Laboraufträge per LDT – für den Labordatentransfer, also den LDT-Export an deine Laborsoftware - Geräteaufträge per GDT – für die Anbindung medizinischer Geräte über die GDT-Schnittstelle (z. B. EKG, Spirometrie, Sonografie) 💡 Wichtig: doctorly Connect wird nicht für die TI-Anbindung und nicht für lokale Drucker benötigt. Der TI-Konnektor wird separat konfiguriert, und das Drucken läuft direkt über den Browser. Installation unter Windows https://www.loom.com/share/49208277a35140fabb256109f094a533 1. Du erhältst die Installationsdateien von unserem technischen Kundensupport bzw. deiner technischen Projektleitung. 2. Öffne den Windows-Explorer und lege den Ordner „Doctorly Connect“ mit den Installationsdateien unter Laufwerk C: → Ordner „Doctorly“ → Unterordner „Inst“ ab. 3. Führe die .exe-Datei in diesem Ordner per Doppelklick aus. 4. Erfolgskontrolle: Nach der Installation siehst du das rote doctorly-Connect-Symbol in der Taskleiste bzw. im Infobereich. Autostart einrichten Damit doctorly Connect automatisch mit Windows startet: Drücke Windows+R, gib shell:common Startup ein und bestätige. Lege anschließend im geöffneten Autostart-Ordner eine Verknüpfung zur Connect-.exe ab. Installation auf dem Mac Eine native Installation unter macOS wird derzeit nicht unterstützt. Auf dem Mac benötigst du eine Parallels-Lizenz (Windows-Umgebung), in der doctorly Connect wie unter Windows installiert wird. Bei Fragen dazu unterstützen dich unser technischer Kundensupport und deine technische Projektleitung gerne. Probleme mit doctorly Connect Falls doctorly Connect nicht funktioniert (z. B. mobiles Kartenlesegerät wird nicht erkannt oder der Menüpunkt „LDT-Export“ erscheint nicht in doctorly), prüfe folgende Punkte: 1. Ist doctorly Connect gestartet? Suche das rote doctorly Connect-Symbol in deiner Taskleiste bzw. im Infobereich. 2. Ist doctorly Connect in doctorly aktiviert? Prüfe im Nutzerbereich der linken Navigationsleiste, ob doctorly Connect aktiviert und verbunden ist. 3. Neustart von doctorly Connect: Schließe das Programm und starte es neu. 4. Computer neu starten: Manchmal hilft ein vollständiger Neustart. Wenn das Problem weiterhin besteht, kontaktiere unseren Support. Häufige Fragen Muss doctorly Connect auf jedem Computer installiert werden? Nur auf Computern, die mobile Kartenlesegeräte, LDT-Laboraufträge oder GDT-Geräteaufträge nutzen sollen. Läuft doctorly Connect im Hintergrund? Ja – mit eingerichtetem Autostart startet doctorly Connect automatisch mit deinem Computer und läuft im Hintergrund. Gibt es doctorly Connect für Mac oder iPad? Für das iPad ist doctorly Connect nicht verfügbar. Auf dem Mac ist die Nutzung derzeit nur über eine Windows-Umgebung (Parallels-Lizenz) möglich.

Erste Schritte & Einrichtung

Neuen Windows Computer einrichten

Jeder Computer benötigt aus Sicherheitsgründen ein Zertifikate, um überhaupt mit doctorly kommunizieren zu können. So wird euer System optimal vor unbefugtem Zugang geschützt. So richtest du einen neuen Computer ein https://www.loom.com/share/f2a30d7195f9497d93d766c021ea83a7 Schritt 1: Zertifikate anfordern Schreibe uns eine kurze Nachricht per Chat oder E-Mail. Wir senden dir die Zertifikate für deinen neuen Computer zu. Schritt 2: Zertifikate installieren 1. Öffne die zugesendete Zertifikatsdatei per Doppelklick. 2. Folge den Anweisungen des Assistenten, bestätige die Installation mit dem bereitgestellten Passwort und schließe die Installation ab. Schritt 3: Google Chrome installieren Falls noch nicht vorhanden, lade Google Chrome herunter: chrome.google.com Schritt 4: doctorly aufrufen Öffne Chrome und navigiere zur Anmeldeseite deiner Praxis. Melde dich mit deinem Benutzernamen und Passwort an. Sicherheitshinweis Sollte dir ein Mac mit installierten Zertifikaten abhanden kommen (z. B. gestohlen oder verloren), kontaktiere uns sofort. Wir sperren das Zertifikat umgehend.

Patientenverwaltung

Patienten anlegen

Neuen Patienten anlegen In doctorly legst du Patienten je nach Situation auf drei Wegen an: als Kassenpatient mit gültiger eGK, als Kassenpatient ohne gültige eGK oder als Privatpatient. Weg 1: Kassenpatient mit gültiger eGK https://www.loom.com/share/2d87012658144c5bb864c93d65c95a20 Der schnellste Weg ist das Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) über ein Kartenlesegerät: 1. Prüfe zuerst in deinem Profil, ob das richtige Kartenlesegerät verbunden ist. 2. Stecke die eGK ein – das Kartenleseevent erscheint automatisch oben rechts. 3. Klicke das Event an: Bei Bestandspatienten werden die Kartendaten mit den vorhandenen Daten abgeglichen – bestätige die zu übernehmenden Felder und aktualisiere sie. Bei neuen Patienten prüfst du die Kartendaten und wählst daraus „Neuen Patienten anlegen“ (schließe vorher per Patientensuche Dubletten aus). 4. Danach öffnet sich automatisch die Scheinerstellung: Quartal und Scheintyp prüfen und speichern. Dabei kannst du Diagnosen aus dem Vorquartal auf den neuen Schein übernehmen. 5. Setze den Patienten anschließend auf die Warteliste. 💡 Nicht sofort verarbeitete Kartenleseevents findest du im Benachrichtigungscenter unter „gelesene Karten“ und kannst sie dort nachträglich verarbeiten – der Einlesezeitpunkt im Quartal bleibt abrechnungsrelevant erhalten. Weg 2: Kassenpatient ohne gültige eGK https://www.loom.com/share/2b0d4ba137ea4541b963eef8a0509db5 1. Öffne die Patientensuche mit Strg + F (Windows) / Cmd + F (Mac) und prüfe, ob die Person bereits existiert. Falls nicht, klicke auf Neuer Patient. 2. Erfasse die Stammdaten (Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht) – setze dabei unbedingt das korrekte Länderkennzeichen (meist "D" für Deutschland), es wird für eAU und eRezept technisch benötigt. 3. Lege den Abrechnungsschein über das "+"-Symbol oder das Tastenkürzel S an: Krankenkasse per Freitext oder IK-Nummer suchen, Versicherten-ID und Versichertenart eintragen und das Wohnortsprinzip beachten. 4. Wähle die Scheinart (ambulante Behandlung, Überweisung, Vertretung) und fülle die scheinartspezifischen Felder aus. 5. Setze den Patienten auf die Warteliste. Bei Bestandspatienten genügt ein neuer Schein – die Versichertendaten werden aus der Historie übernommen. Weg 3: Privatpatient 1. Lege den Patienten über die Patientensuche neu an – für die schnelle Anlage genügt zunächst der Nachname. 2. Nach dem Speichern öffnet sich die Akte: Erstelle dort mit S einen Privatschein und lege die private Versicherung an bzw. ordne sie zu. 3. Erfasse beim ersten Anlegen die Rechnungsadresse – optional als Standard speichern. Alternative Rechnungsempfänger sind möglich, z. B. bei Kindern. Für Selbstzahler legst du zusätzlich per S einen Selbstzahlerschein an – das System weist auf einen ggf. unabgerechneten Privatschein hin. Bei umsatzsteuerpflichtigen Leistungen (z. B. kosmetische Produkte) aktivierst du die Mehrwertsteuer-Option. Versicherungsdaten nachträglich hinzufügen Wenn ein Patient zunächst ohne Karte angelegt wurde, können die Versicherungsdaten später durch Einlesen der eGK ergänzt werden. 💡 Auch direkt aus dem Kalender heraus kannst du einen neuen Patienten erstellen, wenn du einen Termin für eine noch nicht erfasste Person anlegst.

Erste Schritte & Einrichtung

Navigation und Listenansichten in doctorly

Wie ist doctorly aufgebaut? doctorly ist eine browserbasierte Anwendung mit einer klaren Navigationsstruktur. Die wichtigsten Bereiche erreichst du über die Seitenleiste und die obere Navigationsleiste. https://www.loom.com/share/6aba001871444fc8b19c37c863a1263a Die wichtigsten Listenansichten doctorly bietet verschiedene Listenansichten, die den Praxisalltag erleichtern: - Aufgabenliste Offene Aufgaben, die für dich oder dein Team erstellt wurden. - Warteliste Zeigt alle Patienten, die heute auf ihren Termin warten. Ideal für die Steuerung des Praxisablaufs. - Tagesliste Alle Patienten, bei denen heute Einträge gemacht wurden (z. B. Scheine, Leistungen, Diagnosen). - Abrechnungsliste Patienten mit abrechnungsrelevanten Einträgen – besonders wichtig am Quartalsende. - DMP-Liste Patienten im Disease Management Programm mit anstehenden Dokumentationen. - HKS-Liste Patienten in der Hausarztzentrierten Versorgung. - Praxisberichte Hier kannst du Patientenlisten nach bestimmten Kriterien filtern, z. B. Patienten ohne Schein, mit einer bestimmten Diagnose oder fehlender Leistung. 💡 In allen Listenansichten kannst du einen Patienten durch Klick auf seinen Namen direkt öffnen. Patientensuche Um einen bestimmten Patienten zu finden, nutze die globale Suchleiste: - Strg + F (Windows) oder Cmd + F (Mac) öffnet die Suchleiste oben. - Gib den Namen oder andere Suchkriterien ein. - Klicke auf den gewünschten Patienten, um dessen Akte zu öffnen. Benutzerfunktionen Klicke oben rechts auf den blauen Kreis mit deinen Initialen, um Funktionen wie doctorly Connect, aktivieren einer SMC-B, oder dem ausloggen aus dem System zu finden. Praxiseinstellungen finden sich in der Seitennavigation an unterster Stelle.

Abrechnung

Praxisberichte – Patientenlisten & Abrechnungskontrolle

Was sind Praxisberichte? Praxisberichte liefern eine statistische Auswertung deiner gesamten Praxis und filtern Patienten nach definierten Kriterien. Besonders wichtig sind sie für die Abrechnungskontrolle am Quartalsende. Du erreichst die Praxisberichte über das Listen-Dropdown oben links → Praxisberichte. https://www.loom.com/share/e8f8d8ce9c684a73a6b61f1a111f9965 Statistische Übersicht - Leistungen der Patienten nach Ärzten der Praxis - Anzahl der Patienten - Prüfzeiten der Praxis – aufgeschlüsselt nach Erfassern und abrechnenden Ärzten - Leistungsübersicht – alle Leistungsziffern und deren Häufigkeit im gewählten Zeitraum (z. B. für Prüfungsschwerpunkte am Quartalsende) Patientenliste – verfügbare Filter - Behandlungs- oder Abrechnungsdatum - Versicherungseigenschaften – gesetzlich/privat, Kostenträger; auch Privatpatienten sind enthalten und können gezielt gefiltert werden - ICD-10-Codes und Abrechnungsziffern – inklusive Wildcard mit Sternchen (z. B. F* für alle F-Diagnosen) - Patientenstammdaten – z. B. Alter, Wohnort - Behandelnder Arzt - Erfasser der Dokumentation – z. B. um Dokumentations- oder Abrechnungsgewohnheiten einzelner Teammitglieder zu prüfen Alle Filter sind kombinierbar. Workflow: Abrechnungskontrolle 1. Filter setzen – z. B. Patienten mit F*-Diagnose, aber ohne passende Abrechnungsziffer. 2. Patient aus der Liste öffnen und die fehlende Ziffer in der Dokumentation nachtragen. 3. Der Patient verschwindet automatisch aus der gefilterten Liste, sobald die Kriterien nicht mehr zutreffen. 4. Filter löschen und weitere Prüfungen durchführen – z. B. Z-Diagnose ohne Ziffer 03324. Typische Anwendungsfälle - Patienten mit Diagnosen oder Leistungen, aber ohne Schein finden – ohne Schein keine Abrechnung möglich - Manuell erstellte Versicherungen identifizieren – Karte wurde vergessen und muss nachgescannt werden - Pflichtleistungen bei chronischen Erkrankungen prüfen - Patienten über 70 Jahre – Geriatrische Basisbewertung (03360) vorhanden? - Grundpauschale (0300)* vorhanden?