Patientenverwaltung
Patienten anlegen, suchen, Patientenakte nutzen und Versicherungsdaten verwalten.
Patienten anlegen
Neuen Patienten anlegen In doctorly legst du Patienten je nach Situation auf drei Wegen an: als Kassenpatient mit gültiger eGK, als Kassenpatient ohne gültige eGK oder als Privatpatient. Weg 1: Kassenpatient mit gültiger eGK https://www.loom.com/share/2d87012658144c5bb864c93d65c95a20 Der schnellste Weg ist das Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) über ein Kartenlesegerät: 1. Prüfe zuerst in deinem Profil, ob das richtige Kartenlesegerät verbunden ist. 2. Stecke die eGK ein – das Kartenleseevent erscheint automatisch oben rechts. 3. Klicke das Event an: Bei Bestandspatienten werden die Kartendaten mit den vorhandenen Daten abgeglichen – bestätige die zu übernehmenden Felder und aktualisiere sie. Bei neuen Patienten prüfst du die Kartendaten und wählst daraus „Neuen Patienten anlegen“ (schließe vorher per Patientensuche Dubletten aus). 4. Danach öffnet sich automatisch die Scheinerstellung: Quartal und Scheintyp prüfen und speichern. Dabei kannst du Diagnosen aus dem Vorquartal auf den neuen Schein übernehmen. 5. Setze den Patienten anschließend auf die Warteliste. 💡 Nicht sofort verarbeitete Kartenleseevents findest du im Benachrichtigungscenter unter „gelesene Karten“ und kannst sie dort nachträglich verarbeiten – der Einlesezeitpunkt im Quartal bleibt abrechnungsrelevant erhalten. Weg 2: Kassenpatient ohne gültige eGK https://www.loom.com/share/2b0d4ba137ea4541b963eef8a0509db5 1. Öffne die Patientensuche mit Strg + F (Windows) / Cmd + F (Mac) und prüfe, ob die Person bereits existiert. Falls nicht, klicke auf Neuer Patient. 2. Erfasse die Stammdaten (Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht) – setze dabei unbedingt das korrekte Länderkennzeichen (meist "D" für Deutschland), es wird für eAU und eRezept technisch benötigt. 3. Lege den Abrechnungsschein über das "+"-Symbol oder das Tastenkürzel S an: Krankenkasse per Freitext oder IK-Nummer suchen, Versicherten-ID und Versichertenart eintragen und das Wohnortsprinzip beachten. 4. Wähle die Scheinart (ambulante Behandlung, Überweisung, Vertretung) und fülle die scheinartspezifischen Felder aus. 5. Setze den Patienten auf die Warteliste. Bei Bestandspatienten genügt ein neuer Schein – die Versichertendaten werden aus der Historie übernommen. Weg 3: Privatpatient 1. Lege den Patienten über die Patientensuche neu an – für die schnelle Anlage genügt zunächst der Nachname. 2. Nach dem Speichern öffnet sich die Akte: Erstelle dort mit S einen Privatschein und lege die private Versicherung an bzw. ordne sie zu. 3. Erfasse beim ersten Anlegen die Rechnungsadresse – optional als Standard speichern. Alternative Rechnungsempfänger sind möglich, z. B. bei Kindern. Für Selbstzahler legst du zusätzlich per S einen Selbstzahlerschein an – das System weist auf einen ggf. unabgerechneten Privatschein hin. Bei umsatzsteuerpflichtigen Leistungen (z. B. kosmetische Produkte) aktivierst du die Mehrwertsteuer-Option. Versicherungsdaten nachträglich hinzufügen Wenn ein Patient zunächst ohne Karte angelegt wurde, können die Versicherungsdaten später durch Einlesen der eGK ergänzt werden. 💡 Auch direkt aus dem Kalender heraus kannst du einen neuen Patienten erstellen, wenn du einen Termin für eine noch nicht erfasste Person anlegst.
Patientenakte & Behandlungs-Dokumentation
Die Patientenakte ist das zentrale Element in doctorly. Hier findest du alle relevanten Informationen zu einem Patienten auf einen Blick. - Oberer Bereich – zentrale Patienteninformationen wie Geburtsdatum, Geschlecht, Kontaktmöglichkeiten und behandelnder Arzt. Über Reiter bzw. Buttons blendest du weitere Details ein (z. B. Versicherungsdaten). Hier siehst du auch, ob aktuell eine elektronische Gesundheitskarte (eGK) eingelesen ist und hast Zugriff auf die ePA. - Rechte Seite – die Pinnwand mit dauerhaft sichtbaren, angepinnten Einträgen: Dauerdiagnosen, gepinnte Medikamente und anstehende Termine. - Untere Eintragsleiste – hier erstellst du neue Einträge (z. B. Notiz, Anamnese, Befund, Diagnose, Leistung). https://www.loom.com/share/c77b9bbf6e874b46bbbc0159fd8ed437 Patientenakte öffnen - Über eine Patientenliste (Warteliste, Wartezimmerliste, Tagesprotokoll): Klicke auf den Patientennamen – die Liste bleibt links sichtbar und die Akte öffnet sich rechts. - Über die Patientensuche mit Strg + F (Windows) / Cmd + F (Mac): Die Akte öffnet sich im Vollbildmodus. Neue Einträge erstellen Neue Einträge erstellst du über die untere Eintragsleiste. Die kleinen Kästchen neben den Funktionen zeigen die Tastenkürzel, mit denen sich der jeweilige Eintrag direkt öffnet, zum Beispiel: - R → Neues Rezept - D → Neue Diagnose - L → Neue Leistung - U → Neue AU-Bescheinigung - B → Neuer Befund - N → Neue Notiz Mit dem Plus-Symbol bzw. dem Tastenkürzel + öffnest du eine Übersicht aller Eintragsarten samt Kürzel. Einträge filtern und durchsuchen Über das Lupen-Symbol auf der rechten Seite du kannst die Einträge nach Eintragstypen filtern (z. B. nur Diagnosen und Leistungen oder nur angepinnte Einträge) – die Filter sind kombinierbar. Zusätzlich gibt es einen Freitextfilter, mit dem du die gesamte Akte nach Textstellen durchsuchst (z. B. „Allergie“ oder „HbA1c“). Per Klick auf das Kalender-Symbol neben dem Filter-Button springst du direkt zu den Einträgen eines bestimmten Tages – und ebenso komfortabel wieder zurück zum neuesten Eintrag.
Patientensuche
Drücke Strg + F (Windows) oder Cmd + F (Mac), um die Patientensuche zu öffnen. Diese Tastenkombination funktioniert überall in doctorly. Suchkriterien Du kannst nach folgenden Kriterien suchen: - Vor- und Nachname - Geburtsdatum - Patientennummer - Versichertennummer - Telefonnummer Patient nicht gefunden? Falls die Suche keinen Treffer ergibt, kann man direkt ein neuen Patienten anlegen – die Option wird unterhalb der Sucheingabe angeboten.
Befunde erfassen & Anhänge hinzufügen
Befund erstellen Ein Befund dokumentiert klinische Beobachtungen und Untersuchungsergebnisse in der Patientenakte. So erstelle einen Befund 1. Öffne die Patientenakte des betreffenden Patienten. 2. Drücke die Taste B oder suche "Befund" im "+"-Menü. 3. Gib deinen Befundtext ein. 4. Optional: Passe das Datum an, falls der Befund rückwirkend erfasst werden soll. 5. Speicher den Eintrag mit Strg + Enter. Anhänge hinzufügen Du kannst zu einem Befund auch Dateien anhängen, z. B. Bilder oder Dokumente: 1. Erstelle einen neuen Befund oder öffne einen bestehenden. 2. Klicke auf Anhang hinzufügen. 3. Wähle die gewünschte Datei aus (z. B. JPG-Bilder, PDF-Dokumente). 4. Der Anhang wird dem Befund zugeordnet und in der Patientenhistorie gespeichert. 💡 Anhänge sind ideal für Fotos von Hautveränderungen, Wundverläufe oder externe Befundberichte.
Patienten-Duplikate zusammenführen
Wenn in doctorly doppelte Patientenprofile (Duplikate) existieren, kannst du diese zusammenführen: Alle Einträge des zu löschenden Profils werden auf das beizubehaltende Profil übertragen, bevor das Duplikat gelöscht wird. So führst du Duplikate zusammen (mergen) 1. Öffne das Patientenprofil, das gelöscht werden soll (das Duplikat). 2. Klicke oben rechts auf die drei Punkte (⋮) und wähle Patienten bearbeiten. 3. Klicke in der Bearbeitungsmaske ganz unten links auf Patient löschen. 4. Gib in der nächsten Maske den Zielpatienten an, der die Eintragungen übernehmen soll (das beizubehaltende Profil). 5. Alle Einträge, Dokumente und Historien werden auf den Zielpatienten übertragen; das Duplikat wird anschließend gelöscht. Wichtig bei GDT-Geräten Nutzt deine Praxis medizinische Geräte, die über GDT (Gerätedatentransfer) mit doctorly verbunden sind (z. B. EKG, Spirometrie, Ultraschall)? Diese Geräte speichern die interne doctorly-Patientennummer. Wird ein Duplikat aufgelöst und ändert sich dabei die Patientennummer, kann das zu Problemen bei der Gerätezuordnung führen. Prüfe nach dem Auflösen von Duplikaten die GDT-Konfiguration der betroffenen Geräte und aktualisiere dort ggf. die neue Patientennummer. Du bist unsicher? Wenn du beim Zusammenführen unsicher bist, melde dich gern beim Support – wir begleiten dich beim Auflösen der Duplikate.