Abrechnung
KV-Abrechnung, Privatabrechnung, BG-Scheine, DMP und Praxisstatistiken.
KV-Abrechnung – Abrechnung für gesetzlich Versicherte
Überblick Die KV-Abrechnung findet jedes Quartal statt. Du erstellst eine Abrechnungszusammenfassung für alle gesetzlich versicherten Patienten, die im Quartal behandelt wurden, und übermittelst sie an die Kassenärztliche Vereinigung (KV). https://www.loom.com/share/be3615b1addd419bb3d344745460a0af So erstellst du die KV-Abrechnung 1. Öffne die Abrechnungsliste in doctorly und wähle den Abrechnungstyp kassenärztliche Abrechnung. 2. Wähle falls notwendig das richtige Quartal aus. 3. Starte die Fehlerprüfung – das System validiert deine Abrechnungsdaten. 4. Arbeite die Prüfliste ab: Ein Klick auf einen Schein springt direkt an die fehlerhafte Stelle in der Patientenakte – inklusive konkreter Hinweise zur Ursache (z. B. fehlende Angaben, unzulässige Kombinationen oder formale Probleme). 1. Nutze die Filter, um gezielt einzugrenzen: nur Fälle mit Fehlern, bestimmte Patienten oder ein behandelnder Arzt. 5. Korrigiere die Fehler und führe die Fehlerprüfung erneut aus, bis die Abrechnung fehlerfrei ist. Abrechnung versenden – zwei Wege - Versand per KIM direkt aus doctorly: Wähle als Versandart Echtabrechnung oder Testabrechnung, prüfe die Zusammenfassung und bestätige – die Abrechnung wird direkt an deine zuständige KV übermittelt. - Manueller Upload im KV-Portal: Lade eine unverschlüsselte Probeabrechnung herunter und prüfe sie lokal, bzw. erstelle die verschlüsselte Abrechnungsdatei und lade sie manuell im KV-Portal hoch. Validierungsmeldungen verstehen - Fehler (rot) – Müssen behoben werden, z. B. fehlende Leistungen oder ungültige Diagnosen - Warnungen (gelb) – Hinweise auf mögliche Probleme, z. B. fehlende Leistungsdaten - Info – Reine Hinweise, die die Abrechnung nicht beeinflussen Wichtige Hinweise - Korrekturabrechnungen enthalten alle Patienten (nicht nur die korrigierten). - Nutze die Praxisberichte, um vor der Abrechnung fehlende Scheine oder Leistungen zu identifizieren.
Privatabrechnung (GOÄ, PAD, Rechnungen)
Überblick Alle Leistungen, die von privaten Versicherungen oder direkt von Patienten bezahlt werden, werden privat abgerechnet. Die Abrechnung erfolgt nach der GOÄ (Gebührenordnung für Ärzte). https://www.loom.com/share/ef6bf94084a64751b8af21d5020522e1 Wo finde ich die Abrechnungsliste? Die Abrechnungsliste erreichst du über das Listen-Dropdown oben links (neben „Warteliste“ bzw. dem aktuellen Listennamen) → Abrechnungsliste. Wähle dort oben den Tab Privat (weitere Tabs: Gesetzlich, BG). Voraussetzung: Schein und Leistungserfassung https://www.loom.com/share/f3dde5790667402ab79fdf0ab72e443c - Lege in der Patientenakte einen Privatschein oder Selbstzahlerschein an (Tastenkürzel S). Soll auf einen anderen Namen abgerechnet werden (z. B. bei Kindern), hinterlege die abrechnende Person als alternativen Rechnungsempfänger. - Leistungen erfassen: über die Eingabeleiste oder das Tastenkürzel L – gezielt suchen oder mehrere GOÄ-Ziffern kommasepariert eingeben und mit Enter bestätigen. Auch Freitextleistungen inklusive Preis sind möglich. - GOÄ-Faktor anpassen: Faktor aus der Liste wählen oder individuell hinterlegen – alternativ den Betrag überschreiben, der Faktor wird dann automatisch berechnet. - Mehrwertsteuer: bei steuerpflichtigen Leistungen (z. B. kosmetische Produkte) per MwSt.-Button aktivieren. - Smart Tags (GOÄ-Leistungsketten): hinterlegte Abrechnungsketten einfügen – sie enthalten alle Positionen mit vorgefertigter Begründung und Faktor; übernommene Positionen sind einzeln anpassbar (siehe Artikel „Dokumentvorlagen & Smart Tags“). Nach dem Speichern stehen die Ziffern auf dem Abrechnungsschein. Von dort kannst du einen Kostenvoranschlag erstellen oder über das Plus-Symbol direkt eine Rechnung generieren und mitgeben. Rechnungen in der Abrechnungsliste erstellen 1. Abrechnungsliste öffnen → Tab Privat wählen. 2. Filter setzen: Zeitraum (z. B. Quartal oder freies Datum), Status (Alle / Fehler / offen / erstellt), MwSt., Rechnungsbetrag, Arzt. Zusätzlich siehst du die Summen „Gesamt abgerechnet“ und „Gesamt offen“. 3. Gewünschte Patienten bzw. Episoden per Checkbox markieren. 4. Auf das Plus-Symbol klicken → Rechnung(en) erstellen. PAD-Export für externe Abrechnungsanbieter 1. Gewünschte Episoden markieren. 2. Auf das PAD-Symbol klicken → die PAD-Datei wird erstellt und heruntergeladen. Rechnung stornieren Navigiere zur Rechnung und storniere sie über das X. Danach kannst du Leistungen ergänzen und die Rechnung neu erstellen. Rechnungs-PDFs sammeln Über das Download-Symbol (Pfeil nach unten) lädst du bereits erstellte Rechnungs-PDFs für den gefilterten Zeitraum gesammelt herunter – z. B. für die Steuerberatung. Einmalige Konfiguration Über deine Seitennavigation → Einstellungen kannst du: - deinen individuellen Briefkopf als PDF hochladen (mit Logo, Design, Bankdaten) - die Details deines Abrechnungsanbieters für den PAD-Workflow eintragen - eigene GOÄ-Analogziffern und Rechnungspositionen anlegen Einschränkungen - Der Rechnungsstatus kann nicht manuell aktualisiert werden - Keine Suche nach Rechnungsnummer - Keine Statistikansicht in der Abrechnungsliste
DMP Dokumentation und Abrechnung
Disease Management Programme (DMP) Disease Management Programme (DMP) unterstützen chronisch kranke Patienten bei einer qualitativ hochwertigen, koordinierten und langfristigen Behandlung. Die Teilnahme ist freiwillig und kostenlos. Hier erfährst du, wie du DMP in doctorly dokumentierst und abrechnest. https://www.loom.com/share/360c756c23dc42a1b76e1a2f7e926076 Unterstützte Erkrankungen in doctorly - Asthma bronchiale - COPD - Diabetes mellitus Typ 1 und Typ 2 - KHK (koronare Herzkrankheit) 💡 Noch nicht unterstützt: Brustkrebs, Depression, Osteoporose, Rheumatoide Arthritis, Herzinsuffizienz, Chronische Rückenschmerzen. Einschreibung und Dokumentation 1. Erstelle in der Patientenakte über das Plus-Menü zuerst die DMP-Teilnahmeerklärung, drucke sie, lasse sie unterschreiben und archiviere sie. 2. Wähle anschließend über das Plus-Menü den Eintrag DMP und das passende Programm (z. B. Diabetes, KHK, COPD). 3. Fülle die Erstdokumentation aus. Zwischenspeichern und späteres Fortführen ist möglich. 4. Prüfe die Dokumentation mit dem integrierten Prüftool auf Pflichtfelder und formale Korrektheit und speichere sie. 1. Fehler werden rot markiert, korrekte Einträge mit grünem Haken – nur validierte Dokumentationen können verschlüsselt werden. 5. Folgedokumentationen übernehmen die Daten der letzten Dokumentation automatisch und müssen nur angepasst werden. DMP-Abrechnung 1. Über die DMP-Liste in der Seitenleiste siehst du alle Patienten im DMP und deren Dokumentationsstatus. 2. Markiere die gewünschten DMPs und prüfe sie mit dem KBV-Prüfmodul – bei fehlenden Angaben springt doctorly per Klick direkt an die betroffene Stelle. 3. Verschlüssele die abrechnungsbereiten DMPs, lade sie als XKM- oder ZIP-Datei herunter und übermittle sie an die Datenannahmestelle der KV. Bereits verschlüsselte DMPs können erneut heruntergeladen werden. Akzeptiert deine KV KIM-Nachrichten, kannst du die DMP-Abrechnungsdateien auch direkt per KIM aus doctorly versenden. Hinweise - Es gibt derzeit keinen Status, ob ein DMP bereits gesendet wurde. - ZIP-Dateien können nur mit WinRAR oder 7zip geöffnet werden.
Praxisberichte – Patientenlisten & Abrechnungskontrolle
Was sind Praxisberichte? Praxisberichte liefern eine statistische Auswertung deiner gesamten Praxis und filtern Patienten nach definierten Kriterien. Besonders wichtig sind sie für die Abrechnungskontrolle am Quartalsende. Du erreichst die Praxisberichte über das Listen-Dropdown oben links → Praxisberichte. https://www.loom.com/share/e8f8d8ce9c684a73a6b61f1a111f9965 Statistische Übersicht - Leistungen der Patienten nach Ärzten der Praxis - Anzahl der Patienten - Prüfzeiten der Praxis – aufgeschlüsselt nach Erfassern und abrechnenden Ärzten - Leistungsübersicht – alle Leistungsziffern und deren Häufigkeit im gewählten Zeitraum (z. B. für Prüfungsschwerpunkte am Quartalsende) Patientenliste – verfügbare Filter - Behandlungs- oder Abrechnungsdatum - Versicherungseigenschaften – gesetzlich/privat, Kostenträger; auch Privatpatienten sind enthalten und können gezielt gefiltert werden - ICD-10-Codes und Abrechnungsziffern – inklusive Wildcard mit Sternchen (z. B. F* für alle F-Diagnosen) - Patientenstammdaten – z. B. Alter, Wohnort - Behandelnder Arzt - Erfasser der Dokumentation – z. B. um Dokumentations- oder Abrechnungsgewohnheiten einzelner Teammitglieder zu prüfen Alle Filter sind kombinierbar. Workflow: Abrechnungskontrolle 1. Filter setzen – z. B. Patienten mit F*-Diagnose, aber ohne passende Abrechnungsziffer. 2. Patient aus der Liste öffnen und die fehlende Ziffer in der Dokumentation nachtragen. 3. Der Patient verschwindet automatisch aus der gefilterten Liste, sobald die Kriterien nicht mehr zutreffen. 4. Filter löschen und weitere Prüfungen durchführen – z. B. Z-Diagnose ohne Ziffer 03324. Typische Anwendungsfälle - Patienten mit Diagnosen oder Leistungen, aber ohne Schein finden – ohne Schein keine Abrechnung möglich - Manuell erstellte Versicherungen identifizieren – Karte wurde vergessen und muss nachgescannt werden - Pflichtleistungen bei chronischen Erkrankungen prüfen - Patienten über 70 Jahre – Geriatrische Basisbewertung (03360) vorhanden? - Grundpauschale (0300)* vorhanden?
Analogziffern & Rechnungspositionen (GOÄ) verwalten
Individuellen GOÄ-Rechnungspositionen deiner Praxis können zentral in den Praxiseinstellungen verwaltet werden – darunter Analogziffern, Materialkosten, Medikamente sowie Porto, Freitext, Gutachten und Entschädigung. https://www.loom.com/share/f4636e48d43b424781f358b160f47c81 Wo findest du die Einstellung? In der linken Seitennavigation auf Einstellungen → Rechnungspositionen. 💡 Die Einstellungen sind nur für Admin-Nutzer der Praxis zugänglich. Rechnungspositionen Jede Rechnungsposition hat einen Typ (Art), der den Verwendungszweck bestimmt: - GOÄ (A): Standard-GOÄ-Position oder Analogziffer nach GOÄ - Materialkosten (L): Verbrauchsmaterial und Sachmittel - Porto (P): Portokosten, Versandkosten - Freitext (H): Frei definierbare Position ohne GOÄ-Bezug - Medikament (M): Direkt abrechenbare Medikamente - Gutachten (G): Gutachterleistungen - Entschädigung (E): Entschädigungspositionen (z. B. Wegegeld, Auslagenersatz) Felder einer Rechnungsposition - Art: Typ der Position (siehe oben) - Ziffer: Die Positionsnummer (z. B. „A1234“ für eine Analogziffer) - Beschreibung: Bezeichnung der Leistung (erscheint auf der Rechnung) - Standardfaktor: GOÄ-Multiplikationsfaktor (z. B. 2,3 oder 3,5) - Einzelpreis: Festpreis in Euro (alternativ oder zusätzlich zum Faktor) - Begründung: Pflichtfeld bei Analogziffern – medizinische Begründung für die analoge Bewertung (erscheint auf der Rechnung) - Referenz-GOÄ-Ziffer: Die offizielle GOÄ-Ziffer, nach der die Analogleistung bewertet wird (z. B. „Analog § 6 Abs. 2 GOÄ wie Nr. 5“) Analogziffern anlegen – Schritt für Schritt 1. Rufe Einstellungen → Rechnungspositionen auf. 2. Lege eine neue Rechnungsposition an. 3. Wähle als Art GOÄ (A). 4. Wähle eine Referenz-GOÄ-Ziffer aus dem GOÄ-Katalog aus, oder erstelle eine Analogziffer ohne Referenz. 5. Passe Ziffer, Beschreibung, Standardfaktor, Einzelpreis und Begründung nach Bedarf an. Smart Tags und Leistungsketten Mit Smart Tags lassen sich ganz einfach komplexe Leistungsketten anlegen und dann in der Dokumentation als vollständige Rechnungsposition für einen Abrechnungsfall auswählen. 1. Ein den Einstellungen → Smart Tags → Smart Tag erstellen wählen. 2. Wähle als Art "GOÄ-Leistungskette" und definiere Tag-Name und Tag-Beschreibung, um diesen später über / in der GOÄ-Suche aufzurufen. 3. Suche nun aus der GOÄ-Suche alle GOÄ-Leistungen und Rechnungsposition aus, die für den Abrechnungsfall relevant sind. Es lassen sich GOÄ-Leistungen aus dem Katalog, Analogziffern und alle Rechnungspositionen frei miteinander kombinieren, so dass kann ein Smart Tag eine komplette Privatrechnung mit allen Positionen abdecken. Verwendung in Privatrechnungen Alle zentral angelegten Positionen sind beim Erstellen von Privatrechnungen für alle Nutzer der Praxis sofort auswählbar. Sie erscheinen in der GOÄ-Suche unter der hinterlegten Ziffer und Beschreibung. Standardfaktor und Begründung werden automatisch vorausgefüllt und können im Einzelfall angepasst werden.